Politique de Confidentialité

1. Objet de la présente politique

NovaCare Center accorde une importance particulière à la protection de la vie privée, au secret professionnel et à la sécurité des données personnelles de ses patients et des visiteurs de son site Internet.

La présente politique explique comment les données personnelles sont collectées, utilisées, conservées et protégées lors de l’utilisation du site https://www.novacarecenter.lu/, lors d’une prise de contact avec le cabinet ou lors d’une prise de rendez-vous par l’intermédiaire de Doctena.

Elle est établie conformément :

  • au règlement général sur la protection des données, règlement (UE) 2016/679, dit « RGPD » ;

  • à la loi luxembourgeoise du 1er août 2018 portant organisation de la Commission nationale pour la protection des données et du régime général sur la protection des données ;

  • aux règles luxembourgeoises relatives aux droits des patients, au secret professionnel et à la conservation du dossier patient.

2. Responsable du traitement

Le responsable des traitements réalisés par l’intermédiaire du site et dans le cadre de l’activité du cabinet est :

NovaCare Center S.à r.l.
Société à responsabilité limitée de droit luxembourgeois
RCS Luxembourg : B295071

Adresse :
117, avenue Gaston Diderich
L-1420 Luxembourg
Grand-Duché de Luxembourg

Gérante : Madame Marine Amouyal

Téléphone : +352 26 91 92
Adresse électronique : info@novacarecenter.lu

Pour toute question concernant la protection des données ou pour exercer vos droits, vous pouvez écrire à info@novacarecenter.lu.

3. Données personnelles susceptibles d’être collectées

3.1. Données de navigation

Lorsque vous consultez le site, certaines informations techniques peuvent être automatiquement traitées :

  • adresse IP ;

  • type d’appareil utilisé ;

  • système d’exploitation ;

  • type et version du navigateur ;

  • langue et résolution d’affichage ;

  • pages consultées ;

  • date, heure et durée de la visite ;

  • adresse de la page ayant conduit vers le site ;

  • informations relatives au fonctionnement, à la sécurité et aux éventuelles erreurs du site ;

  • choix exprimés concernant les cookies.

Ces informations sont notamment traitées au moyen de l’infrastructure technique de Shopify.

3.2. Demandes de contact

Lorsque vous contactez NovaCare Center par e-mail, par téléphone ou au moyen d’un formulaire présent sur le site, les informations suivantes peuvent être collectées :

  • nom et prénom ;

  • adresse électronique ;

  • numéro de téléphone ;

  • objet de la demande ;

  • contenu du message ;

  • date et historique des échanges.

Les champs signalés comme obligatoires sont nécessaires pour permettre au cabinet de répondre à votre demande.

Le formulaire général du site et l’adresse électronique du cabinet ne sont pas destinés à recevoir des informations médicales détaillées. Nous vous recommandons de ne pas y communiquer de diagnostic, de compte rendu médical, de prescription, de photographie médicale ou toute autre donnée de santé sensible.

3.3. Prise de rendez-vous avec Doctena

Lorsque vous prenez rendez-vous au moyen de Doctena, les données suivantes peuvent notamment être traitées :

  • nom et prénom ;

  • date de naissance, lorsque celle-ci est demandée ;

  • adresse électronique ;

  • numéro de téléphone ;

  • date et heure du rendez-vous ;

  • professionnel de santé sélectionné ;

  • statut du rendez-vous ;

  • motif de consultation et informations ajoutées volontairement ;

  • rappels, confirmations et communications relatifs au rendez-vous ;

  • documents éventuellement transmis lorsque cette fonctionnalité est activée.

NovaCare Center est responsable du traitement de la copie des informations relatives au rendez-vous enregistrée dans son espace professionnel ainsi que des informations intégrées au dossier du patient.

Doctena agit comme sous-traitant de NovaCare Center pour la gestion de ces données de rendez-vous.

Lorsque vous créez ou utilisez un compte personnel Doctena, Doctena agit également comme responsable de traitement distinct pour la gestion de ce compte, de vos préférences et de ses propres services.

Vous pouvez consulter la politique de confidentialité de Doctena à l’adresse suivante :
https://trust.doctena.com/privacy-policy/

3.4. Données relatives à la prise en charge

Dans le cadre des soins, NovaCare Center et les professionnels exerçant au sein du cabinet peuvent traiter des données concernant votre santé, notamment :

  • antécédents et informations médicales utiles ;

  • prescriptions et ordonnances ;

  • bilans et observations cliniques ;

  • objectifs et protocoles de rééducation ;

  • actes et séances réalisés ;

  • évolution de la prise en charge ;

  • comptes rendus et correspondances avec d’autres professionnels de santé ;

  • informations administratives et de facturation.

Ces données sont traitées dans le respect du secret professionnel et uniquement lorsqu’elles sont nécessaires à votre prise en charge.

3.5. Données relatives aux mineurs

Pour les patients mineurs, les informations nécessaires à la prise de rendez-vous et à la prise en charge peuvent être fournies par un titulaire de l’autorité parentale ou par le représentant légal du mineur.

NovaCare Center peut également traiter les coordonnées et les informations d’identification de ce représentant.

4. Finalités et bases juridiques

Les données sont traitées pour les finalités et sur les bases juridiques suivantes :

Fonctionnement et sécurisation du site

Les données techniques sont utilisées pour assurer l’affichage, le fonctionnement, la maintenance et la sécurité du site, prévenir les abus et détecter les incidents techniques.

Base juridique : intérêt légitime de NovaCare Center, conformément à l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD.

Réponse aux demandes de contact

Les données communiquées sont utilisées pour répondre aux questions, demandes d’informations ou sollicitations adressées au cabinet.

Bases juridiques :

  • exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de la personne, conformément à l’article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD ;

  • intérêt légitime du cabinet à répondre aux demandes reçues, conformément à l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD.

Gestion des rendez-vous

Les données sont utilisées pour enregistrer, organiser, confirmer, déplacer ou annuler les rendez-vous et adresser les rappels nécessaires.

Bases juridiques :

  • exécution de mesures précontractuelles ou contractuelles, conformément à l’article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD ;

  • lorsque les informations révèlent des données de santé, nécessité du traitement aux fins de la fourniture de soins de santé sous la responsabilité d’un professionnel soumis au secret professionnel, conformément à l’article 9, paragraphe 2, point h) du RGPD.

Prise en charge et dossier patient

Les données sont utilisées pour assurer la qualité, la sécurité et la continuité des soins, tenir le dossier patient et permettre la coordination entre professionnels de santé lorsque cela est nécessaire.

Bases juridiques :

  • exécution de la relation de soins, conformément à l’article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD ;

  • respect des obligations légales du professionnel de santé, conformément à l’article 6, paragraphe 1, point c) du RGPD ;

  • fourniture de soins de santé sous la responsabilité d’un professionnel soumis au secret professionnel, conformément à l’article 9, paragraphe 2, point h) du RGPD.

Gestion administrative, comptable et facturation

Les données sont utilisées pour établir les documents administratifs et comptables, gérer la facturation et respecter les obligations légales, fiscales et sociales applicables.

Bases juridiques :

  • exécution de la relation contractuelle, conformément à l’article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD ;

  • respect d’une obligation légale, conformément à l’article 6, paragraphe 1, point c) du RGPD.

Cookies non essentiels

Les cookies statistiques, publicitaires, de personnalisation ou provenant de services tiers ne sont utilisés qu’après l’obtention de votre consentement.

Base juridique : consentement, conformément à l’article 6, paragraphe 1, point a) du RGPD et à la législation luxembourgeoise applicable aux communications électroniques.

5. Caractère obligatoire des données

Certaines informations sont nécessaires pour permettre à NovaCare Center de traiter une demande, d’organiser un rendez-vous ou d’assurer une prise en charge.

Si les informations obligatoires ne sont pas fournies, le cabinet peut ne pas être en mesure :

  • de répondre précisément à la demande ;

  • d’enregistrer ou de confirmer un rendez-vous ;

  • d’assurer la prise en charge dans des conditions adaptées ;

  • de remplir ses obligations légales et administratives.

Les informations facultatives sont clairement présentées comme telles ou peuvent simplement ne pas être communiquées.

6. Destinataires des données

Les données sont accessibles uniquement aux personnes qui en ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions, notamment :

  • aux kinésithérapeutes assurant la prise en charge ;

  • aux membres autorisés du personnel de NovaCare Center ;

  • aux professionnels de santé participant à la continuité des soins, lorsque la transmission est nécessaire et légalement autorisée ;

  • aux organismes sociaux, administrations ou autorités légalement habilités ;

  • aux prestataires techniques agissant pour le compte de NovaCare Center.

Les principaux prestataires techniques susceptibles de traiter des données sont :

Shopify

Shopify fournit l’infrastructure d’hébergement, de fonctionnement et de sécurisation du site.

Pour les utilisateurs situés dans l’Espace économique européen, le service est notamment fourni par :

Shopify International Ltd.
2nd Floor, 1-2 Victoria Buildings
Haddington Road
Dublin 4, D04 XN32
Irlande

Politique de confidentialité :
https://www.shopify.com/legal/privacy

Doctena

Doctena assure la fourniture du service de prise de rendez-vous en ligne et l’envoi des communications associées.

Doctena S.A.
42, rue de la Vallée
L-2661 Luxembourg
Grand-Duché de Luxembourg
RCS Luxembourg : B176487

Politique de confidentialité :
https://trust.doctena.com/privacy-policy/

Doctena agit comme sous-traitant de NovaCare Center pour les données relatives aux rendez-vous enregistrées dans l’espace professionnel du cabinet.

Doctena agit comme responsable de traitement distinct pour le compte personnel Doctena de l’utilisateur et pour les traitements qu’elle détermine elle-même.

Les données ne sont ni vendues ni louées par NovaCare Center à des tiers.

7. Services et sites externes

Le site peut proposer des liens ou des contenus provenant de services externes, notamment Google Maps, Instagram, LinkedIn ou Doctena.

Lorsque vous cliquez sur un lien externe ou choisissez d’activer un contenu provenant d’un tiers, ce tiers peut recevoir certaines informations techniques, notamment votre adresse IP, et déposer ses propres cookies selon les choix que vous avez exprimés.

Les traitements réalisés directement par ces services sont soumis à leurs propres politiques de confidentialité. NovaCare Center vous recommande de les consulter avant d’utiliser ces services.

8. Transferts de données en dehors de l’Espace économique européen

Certains prestataires techniques peuvent traiter ou rendre accessibles des données depuis des pays situés en dehors de l’Espace économique européen.

Shopify indique que les données des utilisateurs européens sont initialement reçues par son entité irlandaise, puis peuvent être transmises à d’autres entités ou prestataires, notamment au Canada et aux États-Unis.

Ces transferts sont encadrés, selon les situations, par :

  • une décision d’adéquation de la Commission européenne ;

  • les règles d’entreprise contraignantes de Shopify ;

  • les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne ;

  • des mesures de sécurité et garanties complémentaires.

Doctena indique que les dossiers des patients et des professionnels sont principalement hébergés dans l’Union européenne. Certains de ses sous-traitants peuvent néanmoins entraîner des transferts vers des pays tiers, encadrés notamment par des clauses contractuelles types ou une décision d’adéquation applicable.

9. Durées de conservation

NovaCare Center conserve les données uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, sous réserve des obligations légales applicables.

Les principales durées ou critères de conservation sont les suivants :

  • Demandes de contact sans prise en charge : pendant la durée nécessaire au traitement de la demande, puis pendant une durée maximale de trois ans à compter du dernier échange ;

  • Données de rendez-vous : pendant la durée nécessaire à l’organisation du rendez-vous et de la prise en charge ; lorsqu’elles sont intégrées au dossier patient, elles suivent la durée de conservation de ce dossier ;

  • Dossier patient : pendant au moins dix ans à compter de la fin de la prise en charge, conformément à la législation luxembourgeoise ;

  • Données comptables et pièces justificatives : pendant la durée imposée par les obligations comptables et fiscales, généralement dix ans ;

  • Choix relatifs aux cookies : pendant une durée maximale de douze mois, sauf modification importante des traitements ou retrait anticipé du consentement ;

  • Journaux techniques et données de sécurité : pendant la durée strictement nécessaire à la sécurité, à la prévention des abus et au fonctionnement du site, selon les durées appliquées par les prestataires techniques concernés.

À l’expiration de ces durées, les données sont supprimées, anonymisées ou archivées de manière sécurisée lorsqu’une conservation demeure nécessaire pour respecter une obligation légale ou assurer la défense des droits de NovaCare Center.

10. Sécurité et confidentialité

NovaCare Center met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées à la nature et à la sensibilité des données traitées afin de prévenir :

  • l’accès non autorisé ;

  • la perte ou la destruction accidentelle ;

  • la modification non autorisée ;

  • la divulgation illicite ;

  • toute autre utilisation incompatible avec les finalités annoncées.

Les professionnels de santé et les personnes autorisées ayant accès aux informations relatives aux patients sont tenus au secret professionnel et à une obligation de confidentialité.

Malgré les mesures prises, aucune transmission sur Internet ni aucun système informatique ne peut garantir une sécurité absolue. En cas de violation de données susceptible d’engendrer un risque pour les personnes concernées, NovaCare Center appliquera les procédures de notification prévues par le RGPD.

11. Vos droits

Dans les conditions prévues par le RGPD, vous disposez des droits suivants :

  • droit d’obtenir des informations sur le traitement de vos données ;

  • droit d’accès à vos données personnelles ;

  • droit de demander la rectification de données inexactes ou incomplètes ;

  • droit de demander l’effacement de vos données, lorsque les conditions légales sont remplies ;

  • droit de demander la limitation du traitement ;

  • droit de vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime ;

  • droit à la portabilité des données lorsque le traitement est automatisé et fondé sur votre consentement ou sur un contrat ;

  • droit de retirer votre consentement à tout moment pour les traitements fondés sur celui-ci ;

  • droit de ne pas faire l’objet d’une décision produisant des effets juridiques fondée exclusivement sur un traitement automatisé.

Le retrait du consentement ne remet pas en cause la licéité des traitements réalisés avant ce retrait.

Le droit à l’effacement n’est pas absolu. Certaines données, notamment celles contenues dans le dossier patient ou les documents comptables, doivent être conservées pendant les délais imposés par la loi.

12. Exercice de vos droits

Pour exercer vos droits, vous pouvez adresser une demande à :

NovaCare Center S.à r.l.
117, avenue Gaston Diderich
L-1420 Luxembourg
Grand-Duché de Luxembourg

E-mail : info@novacarecenter.lu

Votre demande doit permettre de vous identifier suffisamment et de comprendre précisément le droit que vous souhaitez exercer.

En cas de doute raisonnable sur votre identité, NovaCare Center peut demander des informations supplémentaires strictement nécessaires afin d’éviter qu’une personne non autorisée accède à vos données.

NovaCare Center répondra à votre demande dans les délais prévus par le RGPD, en principe dans un délai d’un mois à compter de sa réception.

Pour les informations associées uniquement à votre compte personnel Doctena, vous pouvez également exercer vos droits directement auprès de Doctena.

13. Réclamation auprès de la CNPD

Si vous estimez que le traitement de vos données ne respecte pas la réglementation applicable, vous pouvez introduire une réclamation auprès de :

Commission nationale pour la protection des données – CNPD
15, boulevard du Jazz
L-4370 Belvaux
Grand-Duché de Luxembourg

Site Internet : https://cnpd.public.lu/

Vous êtes néanmoins invité à contacter préalablement NovaCare Center afin de permettre au cabinet d’examiner votre demande et de tenter d’y apporter une réponse satisfaisante.

14. Cookies

Le site utilise des cookies et technologies similaires.

Les cookies strictement nécessaires au fonctionnement, à la sécurité et à l’affichage du site peuvent être utilisés sans consentement préalable.

Les cookies non essentiels, notamment ceux utilisés pour la mesure d’audience, la personnalisation, les contenus externes ou la publicité, ne sont déposés qu’après votre consentement.

Lors de votre première visite, un outil de gestion des cookies vous permet :

  • d’accepter tous les cookies ;

  • de refuser tous les cookies non essentiels ;

  • de choisir les catégories de cookies autorisées.

Vous pouvez modifier ou retirer votre consentement à tout moment au moyen du lien « Gérer mes cookies » présent en bas du site.

Le refus des cookies non essentiels n’empêche pas l’accès aux principales fonctionnalités du site. Certaines fonctionnalités externes, comme une carte interactive ou un contenu provenant d’un réseau social, peuvent toutefois rester indisponibles.

Une Politique de cookies distincte peut détailler la liste exacte des cookies, leurs fournisseurs, leurs finalités et leurs durées de fonctionnement.

15. Absence de décision automatisée

NovaCare Center ne prend aucune décision produisant des effets juridiques ou affectant significativement une personne sur la seule base d’un traitement automatisé des données collectées par l’intermédiaire du site.

16. Modification de la politique

NovaCare Center peut modifier la présente politique afin de tenir compte d’une évolution légale, réglementaire, technique ou organisationnelle.

La version applicable est celle publiée sur le site à la date de la consultation. En cas de modification importante, une information spécifique pourra être présentée sur le site.

17. Dernière mise à jour

Dernière mise à jour de la présente politique de confidentialité : 25 août 2026.